Allgemein hat sich der Begriff des "Enterprise Content Management" und seine Abkürzung "ECM" für ein Software-System bzw. eine Softwaregattung durchgesetzt.

Der Begriff ist auch im deutschen Sprachraum recht weit verbreitet. Im Gegensatz zu einem "CMS" liegt der Fokus auf der Speicherung von Unternehmensdaten. Um eine deutliche Abgrenzung zu dem allgemeinen "CMS" zu haben, wird daher das Akronym "ECM" verwendet.

Definitionsgemäß kann "ECM" als Teilgebiet des Informationsmanagements verstanden werden. Es umfasst Technolgoien zur Vearbeitung, Arichivierung und Bereitstellung von Inhalten (und Dokumenten) in orgranisatiorischen Prozessen (wie z.B. in Firmen oder anderen Organisationen). Der Begriff des ECM geht dabei über die wörtliche Übersetzung hinaus. Vielmehr werden in ihm auch Methoden und Technologien aus den Bereichen Dokumenten-Management, Collaboration/Groupware, Web-Content-Management, Worflow/Business Prozess Management, Storage/Archivierung mit impliziert, so dass ECM-Software-Tools als Unternehmenslösungen angesehen werden können. Der Begriff eines "Intranet(-Portals)" in einem Unternehmen hat daher in der Praxis mehr Ähnlichkeit mit dem des "ECM" als jener des "CMS", der zumeist als Synonym für ein (reines) Web-CMS verwendet wird.

ECM-Systeme sind meist sehr individuell auf die Kunden-Anforderungen zugeschnitten, so dass gerade Portal-Systeme wie Plone sich zur Abbildung eines ECM besonders eignen.